De WWFT (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) is van toepassing op makelaars sinds de invoering in 2008, ter vervanging van eerdere antiwitwaswetten die al voor makelaars golden. Wijzigingen in 2018, 2020 en 2023 hebben de verplichtingen stapsgewijs aangescherpt. In 2026 is niet-naleving geen grijs gebied: inspecties door de Belastingdienst (die het WWFT-toezicht uitoefent op makelaars) kunnen leiden tot aanzienlijke boetes bij ernstige overtredingen.
Deze checklist is een praktisch overzicht van wat vereist is. Het is geen vervanging voor juridisch advies. Elke situatie is anders, en professionele compliancebegeleiding wordt aanbevolen bij complexe transacties.
Voor wie geldt de WWFT?
De WWFT is van toepassing op alle makelaars die:
- Bemiddelen bij de aan- of verkoop, of verhuur van woon- of bedrijfsvastgoed
- Optreden als aankoopmakelaar namens een koper
- Verhuurbeheerdiensten aanbieden
Lidmaatschap van een branchevereniging (NVM, VBO, VastgoedPRO) heeft geen invloed op de WWFT-verplichtingen. Zelfstandige makelaars vallen er evenzeer onder.
Deel 1: Cliëntenonderzoek (CDD / KYC)
1.1 Identiteitsverificatie
Je moet de identiteit van elke cliënt verifiëren voordat je een zakelijke relatie aangaat of een transactie uitvoert.
Voor natuurlijke personen:
- Verkrijg een kopie van een geldig, door de overheid afgegeven identiteitsbewijs (paspoort, Nederlandse ID-kaart of EU-identiteitsdocument)
- Controleer of het document echt is en niet verlopen
- Leg het documenttype, -nummer, de uitgevende instantie en vervaldatum vast
- Bij identificatie op afstand: voer een live-videoverificatie uit of gebruik een gecertificeerde ID-verificatiedienst
Voor rechtspersonen (B.V., N.V., VoF, enz.):
- Verifieer de inschrijving bij de KVK (Kamer van Koophandel)
- Verkrijg de statuten
- Identificeer en verifieer de bevoegde vertegenwoordigers
- Identificeer en verifieer de uiteindelijk belanghebbende(n), zie 1.2
1.2 UBO-identificatie
De UBO (Ultimate Beneficial Owner, uiteindelijk belanghebbende) is elke natuurlijke persoon die:
- 25% of meer van het kapitaal of de stemrechten in de entiteit bezit, OF
- Op andere wijze zeggenschap uitoefent (bijv. het recht om de meerderheid van de bestuurders te benoemen of te ontslaan)
Vereiste stappen:
- Identificeer alle UBO’s van elke rechtspersoon die cliënt is
- Kruisverwijzing met het KVK UBO-register
- Verkrijg kopieën van documentatie die de UBO-verklaring ondersteunt
- Als er geen UBO kan worden geïdentificeerd: documenteer waarom en pas verscherpt cliëntenonderzoek toe op de hogere leidinggevenden
1.3 PEP-screening
Een PEP (Politically Exposed Person, politiek prominente persoon) is iemand die een prominente publieke functie bekleedt of recentelijk heeft bekleed, inclusief directe familieleden en naaste medewerkers.
- Screen alle cliënten (en UBO’s) aan de hand van PEP-databases voordat je de relatie aangaat
- Her-screen periodiek (jaarlijks is de gangbare praktijk) voor lopende relaties
- Als een PEP wordt geïdentificeerd: pas verscherpt cliëntenonderzoek toe (zie Deel 3) en verkrijg goedkeuring van het senior management
- Leg de screeningsuitkomst vast en bewaar de gegevens 5 jaar
1.4 Doorlopende monitoring
- Houd cliëntinformatie actueel: werk gegevens bij wanneer informatie verandert
- Monitor transacties op consistentie met het bekende cliëntprofiel en de zakelijke relatie
- Pas extra aandacht toe op transacties die afwijken van het gevestigde patroon
Deel 2: Risicobeoordeling
2.1 Transactierisicofactoren
Beoordeel voor elke transactie het risico op witwassen of terrorismefinanciering. Documenteer je beoordeling. Belangrijke risicofactoren zijn:
Verhoogde-risico-indicatoren:
- Transactieprijs aanzienlijk boven of onder de AVM-marktwaarde
- Betaling in contanten of via meerdere kleinere overboekingen (structurering)
- Snel doorverkopen van een woning na aankoop
- Cliënt is buitenlands staatsburger of de herkomst van de middelen is buiten de EU
- Cliënt is terughoudend met het verstrekken van standaard identificatie
- Betaling door derde: iemand anders dan de genoemde koper betaalt de koopsom
- Transactie betreft een rechtspersoon met een complexe, ondoorzichtige eigendomsstructuur
- Woning bevindt zich in een hoog segment dat buiten verhouding staat tot het bekende inkomen of vermogen van de cliënt
Risicomitigerende factoren:
- Hypotheekfinanciering via een gereguleerde Nederlandse bank (de eigen KYC van de bank vermindert het risico)
- Cliënt is een langdurige bestaande klant met een schone geschiedenis
- Transparante bedrijfsstructuur met in Nederland gevestigde UBO’s
2.2 Herkomst van de middelen
Bij hoogrisicotransacties:
- Vraag om documentatie van de herkomst van de middelen (salarisstroken, bankafschriften, verkoopopbrengsten van een andere woning, erfenisdocumenten, enz.)
- Beoordeel of de gedocumenteerde herkomst consistent is met de transactiewaarde
- Bewaar kopieën van de herkomstdocumentatie
Deel 3: Verscherpt cliëntenonderzoek (EDD)
Verscherpt cliëntenonderzoek is vereist wanneer het standaard cliëntenonderzoek een verhoogd risico signaleert. Pas EDD toe wanneer:
- De cliënt een PEP is
- De transactie een niet-EU-hoogrisicoland betreft (per de FATF-lijst van hoogrisicolanden)
- De standaard risicobeoordeling een hoog risico oplevert
- Er ongebruikelijke patronen of inconsistenties zijn die niet bevredigend verklaard kunnen worden
EDD-maatregelen:
- Verkrijg aanvullende informatie over de aard en het doel van de zakelijke relatie
- Voer verscherpte doorlopende monitoring uit
- Verkrijg goedkeuring van het senior management voordat je doorgaat
- Overweeg of je überhaupt wilt doorgaan, en documenteer je beslissing
Deel 4: Dossiervorming
4.1 Wat bewaar je
- Kopieën van alle identiteitsdocumenten (paspoort/ID, KVK-uittreksels, UBO-documentatie)
- Risicobeoordelingsdocumentatie per transactie
- Herkomstdocumentatie van de middelen (waar verkregen)
- PEP-screeningsresultaten en -data
- Interne notities en correspondentie met betrekking tot WWFT-beoordelingen
- Biedlogboek, apart vereist sinds 2023
4.2 Bewaartermijn
- Bewaar alle WWFT-gegevens 5 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de uitvoering van de transactie
- Gegevens kunnen niet worden verwijderd vóór het verstrijken van de bewaartermijn, ook niet als de cliënt om verwijdering verzoekt op grond van de AVG/GDPR (WWFT-gegevens zijn uitgezonderd van het recht op verwijdering)
- Zorg ervoor dat gegevens op korte termijn beschikbaar zijn voor regelgevend toezicht
Deel 5: Melding van ongebruikelijke transacties
5.1 De meldingsplicht
Als je een ongebruikelijke transactie of feiten identificeert die kunnen duiden op witwassen of terrorismefinanciering, ben je wettelijk verplicht dit onmiddellijk te melden bij de FIU-NL (Financial Intelligence Unit Nederland). Je hebt geen zekerheid nodig, een vermoeden volstaat.
- Dien meldingen in bij FIU-NL via het goAML-webportaal
- Informeer de cliënt niet dat je een melding hebt gedaan of gaat doen (tipverbod)
- Bewaar kopieën van alle FIU-NL-meldingen en ondersteunende documentatie
5.2 Indicatoren
FIU-NL onderhoudt een officiële indicatorenlijst voor makelaars. Relevante indicatoren zijn:
- Koopprijs wijkt aanzienlijk af van de marktwaarde zonder verklaring
- Betaling via een onbekende derde
- Cliënt vraagt om anonimiteit of weigert standaard identificatie
- Snel doorverkopen van een woning met een aanzienlijke winst zonder duidelijke reden
- De woning wordt gekocht als onderdeel van een bedrijfsstructuur die de werkelijke eigenaar verhult
Deel 6: Interne procedures
6.1 Schriftelijke WWFT-procedure
- Je kantoor moet een schriftelijk WWFT-beleid en -proceduredocument hebben
- De procedure moet betrekking hebben op CDD, risicobeoordeling, EDD, dossiervorming en melding
- De procedure moet worden herzien en bijgewerkt wanneer de wet of je bedrijf verandert
6.2 Training
- Alle medewerkers die betrokken zijn bij transacties moeten WWFT-training krijgen
- Training moet worden herhaald wanneer de wet verandert of nieuwe medewerkers in dienst treden
- Documenteer trainingsdata en deelnemers
6.3 Aangewezen compliance officer
Grotere kantoren moeten een compliance officer aanwijzen die verantwoordelijk is voor WWFT-toezicht. Voor zelfstandige makelaars ligt deze verantwoordelijkheid bij de makelaar zelf.
Hoe Zepilo omgaat met WWFT
De compliancemodule van Zepilo verzorgt de operationele workflow:
- NFC-ID-scannen op mobiel: Scan Nederlandse paspoorten en ID-kaarten ter plaatse tijdens bezichtigingen of intakegesprekken. De NFC-chip wordt uitgelezen en documentgegevens worden automatisch ingevuld in het cliëntrecord, zonder handmatige transcriptiefouten.
- UBO-vragenlijst: Gestructureerd UBO-identificatieformulier gekoppeld aan het contactprofiel, met KVK-opzoeking voor kruisverwijzing.
- PEP-screening: Geïntegreerde PEP-databasecontroles met resultaten opgeslagen bij het cliëntrecord. Periodieke her-screeningsherinneringen.
- Risicoprofiling: Geautomatiseerde risicoscoring op basis van transactieparameters, nationaliteit van de cliënt, herkomst van de middelen en prijsafwijking ten opzichte van AVM-marktwaarden.
- Versleutelde documentenkluis: Alle WWFT-gegevens veilig opgeslagen met automatische 5-jaars bewaring. Gegevens die als WWFT-beschermd zijn gemarkeerd, kunnen niet handmatig worden verwijderd, ook niet via de workflow voor het recht op verwijdering.
- FIU-NL-meldingsbegeleiding: Begeleide workflow voor het indienen van meldingen van verdachte activiteiten, inclusief documentatie van het besluitvormingsproces.
- Audittrail: Onveranderlijk logboek van elke WWFT-actie, wie welke controle heeft uitgevoerd, wanneer en wat de uitkomst was.
Belangrijke disclaimer
Deze checklist is bedoeld als praktisch startpunt, niet als juridisch advies. WWFT-vereisten kunnen complex zijn en je specifieke situatie kan factoren hebben die hier niet worden behandeld. De Belastingdienst is de toezichthoudende autoriteit voor de WWFT-naleving door makelaars. Hun website publiceert gedetailleerde richtlijnen specifiek voor makelaars.
Als je onzeker bent over enig aspect van je WWFT-verplichtingen, raadpleeg dan een compliancespecialist of je branchevereniging (NVM, VBO of VastgoedPRO).